Excel è diventato un programma estremamente potente e performante, in particolare nell’analisi dei dati, anche di grandi dimensioni.

I nuovi (relativamente parlando) strumenti che Microsoft ha integrato nel programma, Power Query, Power Pivot e Power View, sono in grado di fotografare e controllare anche situazioni molto complesse, ma il risultato finale è costituito da grandi tabelle correlate, che dal punto di vista umano sono difficili da controllare. E’ quindi difficile avere il cosiddetto “colpo d’occhio” di una situazione complessa.

Naturalmente Excel ha in sé diversi strumenti che consentono di visualizzare i dati, pensiamo ad esempio ai Grafici e alle Pivot con annessi Grafici Pivot, ma resta un limite di fondo per consultarli è necessario saltare continuamente da una fonte all’altra. Il problema poi si complica ulteriormente, quando i dati che si scaricano e integrano da fonti diverse, devono essere tenuti aggiornati. Qualcosa sfugge sempre e l’errore è dietro l’angolo.

I limiti di Excel e Power Point nella visualizzazione dei dati

Con un complesso lavoro di progettazione è possibile creare un file Excel che convogli i dati in forma visiva semplice ed esaustiva da controllare e aggiornare, ma sarebbe un lavoro lungo e costoso in termini di tempo e risorse, in quanto sarebbe un intreccio di strumenti che andrebbero costantemente aggiornati.

Anche l’utilizzo di Power Point per presentare i dati richiede un’altra fatica, i dati elaborati in forme varie, Tabelle, Grafici, Pivot e quant’altro, vanno migrati verso il programma, che seppur contenga strumenti di aggiornamento automatici, sono comunque di portata limitata. Prendiamo ad esempio una presentazione che convogli dati da varie fonti, che analizza le vendite di un’azienda: se abbiamo la necessità di evidenziare in un dato momento le vendite per regione, in un grafico siamo costretti a crearne uno apposito, per ogni zona geografica.

Non dimentichiamo inoltre il problema della condivisione di questi dati all’interno delle aziende, condivisione che diventa complicata se non impossibile quando si devono consultare diversi file e diversi programmi.

In sostanza il problema è avere uno strumento che converga tutte queste esigenze in un unico luogo, e che con pochi clic ci consenta di fotografare una situazione complessa.

Le potenzialità di Power BI

Microsoft, ben consapevole del problema, ha sviluppato uno strumento che oggi sta diventando imprescindibile per le aziende per velocizzare il processo decisionale e avere una fotografia sempre aggiornata della situazione. Parliamo ovviamente di Power BI. Questo strumento, relativamente semplice, offre una svariata quantità di strumenti che vanno ben oltre i grafici e le tabelle. Ad esempio si possono creare calcoli personalizzati (chiamati Misure), che non modificano i dati originali e attraverso il DAX (Data Analisys Expression), un linguaggio creato appositamente, che offre potenti funzionalità di calcolo e una discreta semplicità sintattica. È possibile inoltre creare report interattivi, che permettono agli utilizzatori di esplorare i dati da diversi punti di vista, a secondo del bisogno e con pochi clic. L’altro grande vantaggio risiede nel fatto, che seppur i dati possano arrivare da fonti diverse, restano costantemente aggiornati, condivisibili e soprattutto facilmente comprensibili. Quindi una fotografia in tempo reale e fruibile da tutti i componenti dell’azienda. Lo strumento è perfettamente integrato con Microsoft 365 (Office).

Il servizio Power BI è composto da diversi componenti:

• Power BI Desktop, in sostanza l’ambiente dove si creano i report, che risultano sempre molto gradevoli ed efficaci, graficamente parlando, e non potrebbe essere altrimenti, trattandosi di “Visualizzazione dei Dati” o se preferite, Data Visualization.
• Power BI Service, il servizio Online, basato su Cloud che si occupa della condivisione dei dati visualizzati.
• Mobile Power BI, l’applicazione che consente di accedere ai report anche da cellulare.

Gli ambiti di utilizzo di Power BI

Gli ambiti, dove l’uso di Power BI è particolarmente funzionale, sono:

• Vendite e marketing
• Operazioni di supply chain, o catena delle forniture aziendali
• Finanza
• Risorse Umane

Ma gli ambiti di applicazione sono molto più estesi, col dovuto pizzico di creatività, che anche con gli strumenti più evoluti, non deve mai mancare, si possono analizzare un numero enorme di situazioni.

Il programma ha inoltre già integrato, come in Excel, Power Query, che è lo strumento imprescindibile per importare e modellare a piacimento le tabelle dati, soprattutto eliminando ciò che non ci serve.

Daniele Rosina