Knowledge management, ovvero gestire la conoscenza che quotidianamente circola all’interno delle organizzazioni, è una disciplina che viene discussa da ormai più di un decennio.

Le organizzazioni, soprattutto quelle strutturate, si sono da tempo dotate di strumenti e ruoli manageriali preposti alla gestione della conoscenza, tipicamente legandoli al dipartimento Risorse Umane.

Nel dotarsi di strumenti e ruoli preposti alla gestione della conoscenza, le organizzazioni hanno potuto contare su best practice sviluppatesi nella pratica aziendale e letteratura di origine anglosassone. Queste best practice, però, manchevoli di un approccio olistico alla gestione della conoscenza, hanno spesso portato le organizzazioni a sottovalutare le reali esigenze organizzative in materia di gestione della conoscenza, limitandosi il più delle volte ad implementare intranet aziendali e luoghi virtuali quali wiki e repository.

Per supportare le organizzazioni nel comprendere in profondità cosa significhi gestire la conoscenza aziendale, si è imposto nei recenti anni un nuovo Standard internazionale: lo Standard ISO 30401.

Cosa è lo standard ISO 30401

Lo Standard ISO 30401 è l’emanazione della volontà della comunità internazionale di raccogliere principi e requisiti comuni su come gestire la conoscenza, pur lasciando alle imprese ampia libertà di costruire il proprio approccio di knowledge management.

Con questo Standard, non si vuole dunque standardizzare le regole del knowledge management, ma, come detto, costruire un framework comune cui fare riferimento.

Lo Standard ISO 30401, che ha dunque come primario obiettivo il supporto alle imprese nello strutturare il proprio sistema di gestione della conoscenza, è una standard di requisiti e funge quindi anche da schema di riferimento per la conduzione di audit e per la certificazione del sistema di knowledge management.

Pur fornendo le linee guida per l’implementazione di un sistema strutturato di knowledge, lo Standard riconosce il ruolo centrale delle persone nello sviluppo e fruizione della conoscenza aziendale, confermando il ruolo altrettanto centrale dei Responsabili Risorse Umane nel governo del tema all’interno dell’organizzazione.

Cultura e tecnologia fattori abilitanti

Lo Standard ISO 30401 riconosce, come detto, le persone quale centro nevralgico della conoscenza aziendale. Una sana formazione e cultura in materia sono pertanto il fattore abilitante chiave per l’adozione fattuale di un approccio strutturato al tema da parte di tutta la popolazione aziendale, ma il fattore culturale non è il solo.

Il management preposto a garantire l’implementazione del sistema di gestione, dovrà considerare attentamente le nuove tecnologie quali fattore abilitante l’uso quotidiano di best practice di knowledge management da parte di tutte le persone nell’organizzazione, anche inconsapevolmente.

A solo titolo di esempio, la possibilità di ricerca di documentazione grazie a strumenti avanzati di ricerca semantica, spingerà le persone a cercare la conoscenza di cui hanno bisogno e di applicarla. Diversamente, processi di ricerca più laboriosi e meno efficaci, porteranno le persone a non capitalizzare la conoscenza aziendale, rendendo l’intera organizzazione meno efficiente. Ma non solo. Le nuove tecnologie possono anche ribaltare il paradigma di ricerca delle informazioni, rendendole disponibili contestualmente al momento del bisogno.

Flavio Ubezio
Direttore Scientifico ISO56002.IT